মন্ত্রণালয়-দপ্তরে আকস্মিক পরিদর্শন, নথি নিষ্পত্তিতে কড়াকড়ি সরকারের

মন্ত্রণালয় ও বিভাগগুলোতে পত্র ও নথি নিষ্পত্তিসহ দৈনন্দিন কর্মসম্পাদন নিবিড়ভাবে পর্যবেক্ষণে আকস্মিক পরিদর্শনের উদ্যোগ নিয়েছে সরকার। এ জন্য নির্দিষ্ট প্রক্রিয়ায় পরিদর্শন টিম গঠন করে দৈবচয়ন বা র‌্যান্ডম ভিত্তিতে মন্ত্রণালয় ও বিভাগ পরিদর্শনের নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।

মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের কর্মসম্পাদন ব্যবস্থাপনা (প্রশাসন) শাখার ২৪ আগস্ট ২০২৬ তারিখের নির্দেশনায় এ বিষয়ে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নিতে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় ও বিভাগগুলোকে বলা হয়েছে। বিজ্ঞান ও প্রযুক্তি মন্ত্রণালয় এবং বাংলাদেশ পরমাণু শক্তি কমিশনসহ বিভিন্ন দপ্তরেও এ-সংক্রান্ত নির্দেশনা পাঠানো হয়েছে।

বিমসটেকের বৈঠক ঘিরে স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয়ের ৩ কর্মকর্তার ভারত সফর

অক্টোবর ৪, ২০২৬

নির্দেশনায় বলা হয়েছে, সরকারের নির্বাচনী ইশতেহারে ঘোষিত অঙ্গীকার বাস্তবায়নে সুনির্দিষ্ট কর্মপরিকল্পনা গ্রহণ করা হয়েছে। এ কর্মপরিকল্পনার অগ্রগতি এবং মন্ত্রণালয় ও বিভাগগুলোর কর্মসম্পাদনের গতি, দক্ষতা ও সময়ানুবর্তিতা নিশ্চিত করা এখন গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। এ লক্ষ্যেই সরকারি কর্মসম্পাদন পরিবীক্ষণ পদ্ধতি (GPMS) প্রবর্তন করা হয়েছে।

মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের নির্দেশনায় বলা হয়, মন্ত্রণালয় ও বিভাগগুলোর কর্মসম্পাদন ব্যবস্থাপনায় GPMS একটি কার্যকর কাঠামো হিসেবে ব্যবহৃত হচ্ছে। তবে দৈনন্দিন কার্যক্রমের পরিবীক্ষণ-তথ্য যথাযথভাবে প্রস্তুত ও সংরক্ষণ না হওয়া এবং দীর্ঘ সময় ধরে অনেক পত্র ও নথি নিষ্পত্তির অপেক্ষায় থাকার বিষয়টি গুরুত্বের সঙ্গে দেখা হচ্ছে।

এ অবস্থায় পত্র ও নথি নিষ্পত্তিতে অনাকাঙ্ক্ষিত বিলম্ব চিহ্নিত করতে আকস্মিক পরিদর্শনের মাধ্যমে বিষয়গুলো নিয়মিত পর্যবেক্ষণের নির্দেশ দেওয়া হয়েছে। এ জন্য বিভিন্ন মন্ত্রণালয় ও বিভাগে কর্মরত অতিরিক্ত সচিবদের সমন্বয়ে পরিদর্শন টিম গঠনের সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে। টিমগুলো দৈবচয়ন বা র‌্যান্ডম ভিত্তিতে পরিদর্শনের দায়িত্ব পালন করবে।

পরিদর্শনের সময় ডাক ও ইস্যু রেজিস্টারের প্রাসঙ্গিক রেজিস্টার দৈবচয়ন ভিত্তিতে যাচাই করা হবে। একই সঙ্গে ডি-নথি ও হার্ড নথি ব্যবস্থায় নথি উপস্থাপন ও নিষ্পত্তির অবস্থা, অনিষ্পন্ন নথির সংখ্যা এবং বিলম্বিত নিষ্পত্তির হারও পরীক্ষা করা হবে।

এ ছাড়া কার্যালয় ও কেস নিষ্পত্তির সামগ্রিক ব্যবস্থাপনা, কর্মবণ্টন, নথির প্রবাহ এবং সময়সীমা প্রতিপালনের বিষয়েও পর্যালোচনা করবে পরিদর্শন টিম। কর্মসম্পাদনের হার তুলনামূলকভাবে কম হলে সেটিকে ‘Low Performing’ হিসেবে চিহ্নিত করে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগের অগ্রাধিকারভিত্তিক পরিবীক্ষণের আওতায় আনার কথাও নির্দেশনায় বলা হয়েছে।

পরিদর্শনের সময় প্রয়োজনীয় তথ্য, রেকর্ড ও দলিলপত্র সরবরাহে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তাদের সহযোগিতা করতে হবে। নির্ধারিত তারিখে পরিদর্শন টিমের সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তাদের প্রয়োজনীয় নির্দেশনা দেওয়ার কথাও বলা হয়েছে।

নির্দেশনায় আরও বলা হয়েছে, পরিদর্শন টিমের মাধ্যমে ডাক রেজিস্টারসহ সংশ্লিষ্ট সব রেজিস্টার হালনাগাদ রাখা হচ্ছে কি না, ডি-নথি ও হার্ড নথিতে অনিষ্পন্ন নথি নির্ধারিত সময়ের মধ্যে নিষ্পত্তি হচ্ছে কি না এবং পরিদর্শনের সময় প্রয়োজনীয় তথ্য-রেকর্ড যথাযথভাবে সংরক্ষিত আছে কি না—এসব বিষয় গুরুত্ব দিয়ে দেখা হবে।

পরিদর্শন শেষে টিমকে নির্ধারিত ছকে প্রতিবেদন প্রস্তুত করতে হবে। পরিদর্শনের দিন অথবা পরবর্তী কর্মদিবসের মধ্যে প্রতিবেদন সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগের কাছে পাঠানোর নির্দেশনা রয়েছে। এতে শনাক্ত হওয়া সমস্যা, পর্যবেক্ষণ ও প্রয়োজনীয় সুপারিশ উল্লেখ থাকবে।

সরকারের এই উদ্যোগের মাধ্যমে মন্ত্রণালয় ও বিভাগগুলোর দৈনন্দিন প্রশাসনিক কার্যক্রমে জবাবদিহি বাড়ানো, নথি নিষ্পত্তিতে বিলম্ব কমানো এবং সরকারি কাজের গতি ও দক্ষতা বাড়ানোর লক্ষ্য নেওয়া হয়েছে।

ℹ️ আরও কন্টেন্ট নিয়মিত পেতে- ফেসবুক পেজে যুক্ত থাকুন!

ℹ️ ভিডিও আকারে কনটেন্ট নিয়মিত পেতে –ইউটিউব চ্যানেল সাবস্ক্রাইব করুন!